如何应用泛微协同办公OA规范培训体系

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随之知识经济的发展以及知识型人才在企业中越来越重要的地位，企业培训在企业管理和发展中也越来越重要，但是在规模和组织庞大的企业中，管理者除了关心培训的内容如何之外，更多的精力已经转移到了培训的组织安排和考核上。经过权威机构的调研发现，企业培训部门在组织一场培训所花费的前期准备精力已经大大的超过了培训的内容设计和授课部分，在培训后的考核工作也进展难度较大，效果不理想，很多繁琐的事务性工作阻碍了企业培训价值的发挥。
　　我们先来看一下企业中负责培训的培训专员会有什么样的烦恼?
　　公司里负责产品培训和考核的培训专员，在培训上的相关事情基本上都是通过邮件、电话来进行沟通，比如培训的通知、安排、反馈、结果、奖惩等，当每个月做培训总结及考核结果发布后，对于没有按要求参加的人进行惩罚时，总会得到这样的一些答复：
　　1、 我没有收到您的邮件通知，根本不知道这回事，是不是没有给我发送?
　　2、抱歉我最近都在出差没有上网，邮件刚刚昨天才收到。
　　3、我收到邮件给你回复说暂时不能参加了，您没有收到?
　　4、…… 等等。
　　对于领导则认为，培训专员工作不到位，组织工作没有做好，通知发布后需要和每个人确认一遍。
　　后来无奈之下，每次发完培训通知邮件之后培训专员只有再次的和每个人电话确认，虽然情况有所改善，但是耗费了极大的精力和时间，而且同样还存在着部分人员会说：
　　1、你给我打过电话吗?我怎么没印象?
　　2、哦，实在抱歉，最近太忙了，我把这个事情给忘记了。
　　3、是的，我记得要参加，但是领导给我安排了其他的工作，没办法时间冲突了。
　　4、……等等。
　　对于领导则认为，培训专员工作仍然不到位，是否还是没有通知到，有义务在培训开始前再次和此次参加培训的人做确认。
　　无奈，培训专员只有在每次培训考试开始前半天，再进行一次电话通知。
　　于是，就这样培训专员每天把太多的精力放在培训的通知、组织、确认、再确认的工作上，却把最主要的具体的培训内容给忽略了，一年下来产品培训工作没有什么成果，但是培训专员却十分辛苦。
　　泛微协同办公OA平台可以根本改善这一状态
　　目前企业中采用邮件发放通知、电话通知的方式，是没有记录可循的，首先不能保证通知按时准确的到达接受人那里，接受人可能收不到，可能忘记了;其次，没有办法准确的获得通知接受人的反馈，到底是否参加培训，对于此次培训有何意见，另外就是我们没有办法确定缺席培训的人到底是因为没有接到通知影响了培训，还是其他的原因造成的，这个对于培训的效果评估很重要。
　　泛微协同办公OA平台采用电子化的工作流程，取代了目前在企业中满天飞舞的邮件，为企业内部信息的流通带来顺畅的通道。通过工作流程管理可以将公司的制度和流程都固化成了一个个有明确环节的工作任务，可以通过OA平台监控执行的过程，就拿前面说的培训通知和反馈来说，我们也通过流程来进行了实现。使用了流程之后原来的问题都清而一举的解决，大大提升了沟通和工作的效率：
　　1、可以通过流程的可视化跟踪到发送出去的通知安排，接受人是否查看了，什么时间查看的，查看后作了什么操作，并且相关人员还可以直接在流程中反馈了哪些相关情况，所有的操作的都有迹可查;
　　2、对于一些经常在外出差、方便上系统的同事，可以通过短信、邮件各种方式直接提醒，他们通过短信即可反馈自己的一些意见;
　　3、更重要的是流程中相关的时间安排还会自动转到相关人员的日程当中做好，作为接受人的一项任务，并且在事件开始前自动通过短信、邮件等方式进行提醒，保证大家不再遗忘相关内容;
　　4、最终得到的所有的反馈内容和信息还可通过流程的报表进行统计分析，直接可以清楚的了解到，每个人的培训参与情况，并推送到领导的门户上供领导查阅，不需要在手动统计;
　　5、此外流程的所有内容，包含大家的意见、流程的流转状态都可以转为一个具体的文档资料存档以备后续查询共享，为培训效果做直接的评估
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　　原来需要花一整天才能完成的事情，现在几分钟就可以完成了，并且得到的效果还比以前好，一些不自觉的同事也在无所遁形了，终于可以把培训专员的精力从这些繁琐的工作中解脱出来，把精力用在最重要的培训内容的规划上面。
　　如果再有同事说：对不起我没有参加上次的考试，不过好像你根本没有通知我要参加考试啊?
　　你可以查找系统操作日志给他和抄送给领导看：请看某某流程的操作日志： XXX 已查看 2010-05-17 14:51:28 2010-05-17 15:27:02。
　　领导这次签署的意见是：请各位同事认真对待产品培训，不得无故缺席。
　　当然，泛微协同OA平台的流程管理还不仅仅能做到这些，与其他模块强大的联动性可以整合企业所有的资源，如知识管理模块能够很好的把培训资料、培训课件进行管理;门户管理模块把员工需要的工作，需要了解的咨询主动的推送到他们的面前，员工不需要我在翻箱倒柜的找，而且也把培训资料、安排、通知主动的推送到每个学员上面，进入培训门户所有的信息应有尽有，最重要的是他的信息都是按岗位权限推送的，大家看到的都是自己需要的。
　　协同办公OA软件的出现，不仅为企业提供了一套提高工作效率的有力工具，更带来了一种全新的管理思想，或者说，是将诸多管理者心中早已架设起来的管理流程在信息化范畴内实现落地应用，培训管理只是极小部分的应用。企业借助协同OA平台实现从局部优化到整体优化，走上信息化的高速发展之路。